KI-Transformation bei Merck

Merck hatte früh eine eigene KI-Plattform für die Unternehmenskommunikation eingeführt und damit die technische Grundlage geschaffen. Erste Schulungen vermittelten den Mitarbeitenden, wie das System funktioniert. Für eine breite und nachhaltige Nutzung fehlte jedoch noch die Verbindung zum konkreten Arbeitsalltag: Welche Aufgaben kann KI sinnvoll unterstützen? Welche Kompetenzen braucht das Team? Und wie lassen sich Anwendungen dauerhaft in Prozesse und Routinen integrieren?

Gemeinsam mit Merck entwickelten wir deshalb einen ganzheitlichen Transformationsansatz, der Strategie, Enablement, Prozesse und die Entwicklung konkreter KI-Anwendungen miteinander verbindet. Das Ziel: KI nicht nur verfügbar zu machen, sondern im globalen Kommunikationsteam messbar und nachhaltig zu verankern.

• 19 Kolleg:innen im internationalen Multiplikator:innen-Netzwerk
• bis zu 70 Prozent Teilnahme an den monatlichen MondAI Sessions
• mehr als 100 Ideen aus zehn Workshops
• 30 priorisierte Use Cases
• mehr als 20 produktiv verfügbare KI-Assistenten
• bis zu 75 Prozent Zeitersparnis bei ausgewählten Aufgaben

Anstatt uns das vage Ziel „mehr KI“ zu setzen, überlegten wir zunächst, wo genau KI im Alltag des globalen Teams einen Unterschied machen kann und kamen zu dem Schluss, dass sie vor allem dann hilft, wenn sie Inhalte schneller entstehen lässt, die sprachliche Qualität und Einheitlichkeit erhöht, als Ideengeber zur Seite steht und den Zugang zu internem Wissen erleichtert. Auf dieser Grundlage bauten wir ein einfaches strategisches Gerüst auf, das sich an fünf Fragen orientiert: Wofür setzen wir KI ein, wer arbeitet damit, auf welcher Plattform, in welchen Abläufen und mit welchem messbaren Ergebnis? Genau dieses Gerüst gab allen weiteren Maßnahmen – vom Lernen über die Entwicklung bis zur Veränderung im Team – eine gemeinsame Richtung.

So entstand mit den „MondAI Sessions“ ein monatliches Lernritual, bei dem sich das gesamte globale Kommunikationsteam einmal im Monat für 45 Minuten zusammenfindet, um neue Anwendungsbeispiele kennenzulernen, praktisch zu üben und offene Fragen aus dem Arbeitsalltag zu klären. Damit dieses Wissen nicht nur von außen ins Unternehmen getragen, sondern dauerhaft im Team verankert wird, bildeten wir zusätzlich ein Netzwerk aus 19 Kolleginnen und Kollegen unterschiedlicher Länder und Funktionen, die einen Teil ihrer Arbeitszeit in die Veränderung investieren, neue Ansätze ausprobieren und für ihre jeweiligen Teams die erste Anlaufstelle bei Fragen sind. Die Wirkung lässt sich heute deutlich ablesen: Bis zu 70 Prozent der Mitarbeitenden nehmen an den Sessions teil, und in den internen Befragungen zur KI-Kompetenz liegt das Kommunikationsteam konzernweit an der Spitze.

Parallel zum Lernen begleiteten wir Merck auch dabei, indem wir mit ihnen KI-Assistenten bauten. Hierfür sammelten wir in zehn gemeinsamen Ideen-Workshops mit den unterschiedlichen Teams mehr als 100 Vorschläge, wobei wir bewusst nicht von der Technik, sondern von den realen Problemen ausgingen. Der Fokus lag auf zeitraubenden Routinen, immer wiederkehrenden Aufgaben und Momenten, in denen ein jederzeit verfügbarer Ideengeber spürbar entlasten würde. Aus diesen Ideen wählten wir anhand eines eigenen Bewertungsrasters, das den erwarteten Nutzen und die Umsetzbarkeit gegeneinander abwägt, die 30 vielversprechendsten aus. Mehr als 20 KI-Assistenten sind mittlerweile in die sogenannte myGPT-Suite etabliert und im täglichen Einsatz, und bei einzelnen Aufgaben spart das Team damit bis zu 75 Prozent seiner Zeit.

Entscheidend war dabei nie allein die Zahl der Assistenten, sondern die Frage, ob sie im Arbeitsalltag wirklich ankommen – und weil wir sie gemeinsam mit den späteren Nutzerinnen und Nutzern entwickelten, laufend verbesserten und immer wieder an konkrete Bedürfnisse anpassten, taten sie genau das.

Inzwischen wird Mercks Weg national wie international als Vorzeigebeispiel gehandelt und bereits mit Nominierungen und Auszeichnungen aus der Kommunikationsbranche gewürdigt. Auch intern ist die Haltung eindeutig, wie Axel Löber, Chief Communications Officer bei Merck, zum Ausdruck bringt: „Wir haben mal überlegt, eine KI-freie Stunde einzuführen – und mussten feststellen: Das geht gar nicht mehr, weil sich zu viel verändert hat. Da wussten wir, dass die Transformation wirklich angekommen ist.“

Was dieser Weg zeigt, ist im Kern eine einfache Erkenntnis: Technologie allein verändert keine Organisation. Was wirklich zählt, sind klare Ziele, individuell entwickelte Lösungen, das kontinuierliche Lernen und die Beteiligung der Menschen. Genau deshalb geht die Entwicklung bei Merck weiter – als Nächstes hin zu Abläufen, in denen mehrere Assistenten zusammenspielen und wiederkehrende Prozesse gemeinsam übernehmen. Parallel dazu arbeiten wir auch daran, dass das Unternehmen in KI-generierten Antworten sichtbar bleibt, korrekt dargestellt und als verlässliche Quelle zitiert wird.

Aus einer zunächst kaum genutzten Plattform ist so ein fester Bestandteil moderner Kommunikationsarbeit geworden – und zugleich ein Beispiel dafür, wie KI-Transformation in einem Unternehmen nachhaltig gelingen kann. Wenn du wissen möchtest, wie ein solcher Weg für dein Team aussehen könnte, lass uns sprechen.